Business Continuity Plan (BCP)

Perusahaan dihadapkan dengan banyak kejadian yang tidak terduga, seperti tsunami, perubahan regulasi, ancaman teroris, banjir, gempa dan sebagainya. Namun kejadian tersebut perusahaan harus tetap survive, aktifitas bisnis harus tetap berjalan, dan kerugian yang diakibatkannya harus dapat ditekan sekecil mungkin. Untuk itu perusahaan harus mempersiapkan suatu scenario apabila kejadian tak terduga tersebut terjadi, yaitu dengan mengimplementasikan Business Continuity Management atau sering disebut dengan Business Continuity Plan. Business Continuity Plan (BCP) baru mulai booming setelah terjadinya peristiwa pengeboman World Trade USA th 2001.

Sebenarnya ada berbagai macam ancaman terhadap kelangsungan operasional suatu kegiatan business, yaitu :

• Natural (alam) seperti : tsunami, banjir, gempa bumi, angin ribut dll.
• Human seperti : kesalahan operator, vandalisme, sabotase, virus, terorisme dll.
• Environmental seperti : Kerusakan peralatan, kerusakan perangkat lunak, putusnya jaringan telekomunikasi, kegagalan supply daya dll.

Tujuan utama dari BCP adalah bagaimana perusahaan dapat meneruskan kembali bisnis yang ada apabila terjadi “ Disaster”.

Jika terjadi suatu kejadian yang berpotensi menyebabkan adanya interupsi bisnis, maka perusahaan harus mempunyai respon yang efektif dalam menghadapi kondisi darurat, baik yang disebabkan oleh natural disaster, perubahan regulasi, maupun yang disebabkan oleh kesalahan system dan prosedur.


Business Continuity Program terdiri dari langkah-langkah sbb:

1. Risk Assessment yang bertujuan untuk mengidentifikasi :

• risiko yang dihadapi tiap departemen/bidang
• operasi kunci / penting yang harus segera beropasi kembali secepat mungkin setelah terjadinya disaster.
• Cost-effective measures yang dapat dikemukakan untuk dapat menghindari terjadinya risk.
• Assessment sebaiknya dilakukan oleh pihak yang Independen (bisa eksternal maupun internal perusahaan yang tugasnya memang untuk melakukan assessment atau audit ) secara formal dengan menggunakan metodologi tertentu.
  

2. Business Impact Analysis yang bertujuan untuk :

• mengidentifikasi operasi kunci / penting yang harus segera beroperasi kembali secepat mungkin setelah terjadinya disaster.
• menentukan kapan / seberapa cepat operasi kunci tersebut harus beroperasi kembali.
• mengidentifikasi minimum resources yang diperlukan untuk pengoperasian kembali bisnis kunci tersebut.

3. Penyusunan BCP

• Data yang diperlukan dalam penyusunan BCP adalah Business Impact Report, Requirement & Recovery Strategy Report, Policy on Business Continuity, Information from the business units (ex. : job desc., unit kerja dll )
• BCP dibentuk untuk seluruh unit kerja yang ada dan dibuat “Task List” untuk masing-masing Team Recovery dari tiap Unit Business .
• Task List berisi pernyataan-pernyataan “apa yang harus dilakukan”, bukan bagaimana melakukannya.
• Selama masa recovery, rasa saling ketergantungan antara satu unit operasi dengan unit operasi lainnya harus ada.
• BCP harus di tes dan anggota Team Recovery harus mendapatkan training.
• Setiap ada perubahan dari BCP harus dikontrol dengan ketat.
• Setiap perubahan BCP, dokumen lama harus dimusnahkan (untuk menghindari kesalahan dokumen mana yang dipakai).
  

4. Test, Validation, Modification & Updating

• Tes yang dilakukan merupakan training dan pengalaman dalam penerapan BCP
• Testing harus direncanakan dengan cermat, jangan sampai pelaksanaan testing malah akan dapat menimbulkan disaster karena kekeliruan ataupun kecerobohan yang terjadi selama tes.
• Perubahan yang terditeksi pada saat testing harus dicantumkan dalam BCP dan dilakukan testing ulang.
• BCP Manintenance harus dilakukan secara berkala ( biasanya 6 bulan atau 1 tahun sekali).

Sukses program BCP adalah kepentingan dari setiap management dan karyawan. Kepedulian akan BCP dapat ditingkatkan melalui kampanye dan informasi kepada seluruh karyawan. Apabila SDM dari suatu perusahaan sudah menguasai pengetahuan tentang BCP secara menyeluruh, maka konsultan terbaik untuk penyusunan, implementasi, testing dan maintenance adalah dari internal perusahaan itu sendiri.